Stockwerkeigentümer: Drum prüfe, wer die Rechnung bekommt

Stockwerkeigentümer sollten die Jahresrechnung genau anschauen. Denn Fehler sind rasch passiert – und können ungerechtfertigte Mehrkosten nach sich ziehen.

Rund 300'000 Stockwerkeigentümer erhalten in diesen Wochen die Jahresabrechnung – und wissen oft nicht, was sie davon halten sollen. Es stellen sich jeweils Fragen wie:

Wurde alles korrekt verbucht?
Hat der Verwalter mir als Eigentümer nur gerechtfertigte Kosten belastet?
Stimmt der angewandte Kostenverteilschlüssel?

Diese Fragestellungen lassen sich nur mit einer genauen Abrechnungskontrolle beantworten. Diese Aufgabe übernehmen die Revisoren. Meist handelt es sich dabei um Miteigentümer, die im Auftrag der Stockwerkeigentümer-Gemeinschaft die Kontrolle vornehmen. Doch auch sie verfügen manchmal nicht über die erforderlichen buchhalterischen Kenntnisse.

«Zumindest Basiskenntnisse sollten dafür schon vorhanden sein», meint Monika Sommer, stellvertretende Direktorin des Schweizerischen Hauseigentümerverbands (HEV). Wo dies nicht gegeben ist oder wo es sich um eine Vielzahl von Eigentümern in einer grösseren Siedlung handelt, kann der Beizug eines professionellen Revisors sinnvoll sein.

Stolpersteine, unsaubere Tricks und Versehen

Doch auch für Laien mit minimalen Vorkenntnissen und gesundem Menschenverstand ist die Aufgabe lösbar. Vorausgesetzt sie wissen, wo die Stolpersteine lauern und welche Tricks gewisse Verwalter anwenden. Monika Sommer kennt sie aus langjähriger Anschauung als Immobilien-Treuhänderin. So komme es beispielsweise vor, dass Ausgaben, die eigentlich nur eine einzelne Partei betreffen – versehentlich oder nicht –, der Gemeinschaft belastet würden. Oder dass Kosten, die eine völlig andere Liegenschaft B verursacht hat, den nichts ahnenden Eigentümern der Immobilie A verrechnet würden.

Jedes Jahr gilt es deshalb, die Jahresrechnung zu prüfen, bestehend aus Bilanz und Erfolgsrechnung. Gut zu wissen: Die Anhänge geben oft detaillierter Auskunft darüber, was sich hinter einzelnen Sammelpositionen verbirgt. Darüber hinaus sind aber auch das Budget und die Kostenverteilung sowie die Abrechnungen über die erfolgten Akontozahlungen zu kontrollieren (siehe Checkliste unten).

Die Revisoren brauchen dafür sämtliche Buchhaltungsunterlagen einschliesslich aller Kontoauszüge, Belege, Stammdaten und Verträge. Es ist aber kaum möglich, jedes Jahr alles zu prüfen. Kommt es in einem Jahr, beispielsweise aufgrund von Renovationsarbeiten, zu grösseren, ausserordentlichen Ausgaben, so sind diese Belege im Detail zu prüfen. Normalerweise genügen aber Stichproben.

Tipp: Jedes Jahr wieder einen anderen Teil der Abrechnung unter die Lupe nehmen. In einem Jahr zum Beispiel die Umgebungs- und Gartenarbeiten, im andern die Reinigungskosten und im dritten die Ausgaben für Heizung und Warmwasser. Jedes Jahr sollten hingegen die Bankbelege genau kontrolliert werden. Wichtige Fragen sind dabei:

Ist das in der Bilanz ausgewiesene Vermögen auch tatsächlich vorhanden?
Lauten die Bankkonten, insbesondere auch der Erneuerungsfonds, auf die Eigentümergemeinschaft?
Sind die Konten korrekt auf die einzelnen Eigentümer aufgeschlüsselt?

Kontrolle dank Unterschrift zu zweien

Lässt der Administrator das Geld nämlich einfach über sein allgemeines Verwaltungskonto laufen, so besteht die Gefahr, dass es in der Konkursmasse landet, falls der Verwalter oder sein Unternehmen finanzielle Probleme bekommt. Damit sicher nichts schiefgeht, rät Monika Sommer vom HEV, dem Verwalter nur die Kollektivunterschrift zu zweien zu gewähren. Die Zweitunterschrift muss dann jeweils ein Mitglied der Eigentümergemeinschaft leisten. So besteht jederzeit Kontrolle und Sicherheit, dass keine unzulässigen Ausgaben getätigt werden.

Doch bei Stockwerkeigentum ist immer auch ein bisschen Vorsicht angezeigt: Alles dürfen die einzelnen Eigentümer nicht einfach den Revisoren überlassen. Ob das eigene Konto korrekt geführt und die Kosten korrekt nach Wertquoten belastet wurden, muss jeder Stockwerkeigentümer selbst prüfen. Die Revisoren kontrollieren nur im Auftrag der Gemeinschaft.

Die Genehmigung der Rechnung an der Versammlung

Wer Fehler in der Rechnung entdeckt, sollte sich als Erstes beim zuständigen Verwalter beschweren. Falls das nichts fruchtet, gilt es, auf den Revisor einzuwirken. Sollte auch das nicht zur Berichtigung führen gibt es noch die Möglichkeit, den Antrag des Revisors an der jährlichen Eigentümerversammlung über die Genehmigung der Rechnung abzulehnen.

Checkliste für die Jahresrechnung: Diese Positionen gilt es zu prüfen

Allgemeine Unkosten, Diverses: Das ist eine Sammelposition, unter der sich alles Mögliche verbergen kann. Warum konnten diese Ausgaben keiner bestimmten Position im Kontenplan zugeordnet werden? Lag für alle grösseren Ausgaben ein gültiger Beschluss der Stockwerkeigentümer vor? Details verlangen!

Antennengebühr: Wurde sie den Stockwerkeigentümern korrekt nach Anzahl Parteien und nicht nach Wertquoten verrechnet?

Bank, Postkonto, Wertschriften: Stimmt der ausgewiesene Kontostand mit dem Saldo der Bankauszüge überein? Wurden allfällige Anlagen entsprechend den vorgegebenen Richtlinien vorgenommen?

Budgeteinhaltung: Sind allfällige Abweichungen zwischen Rechnung und Budget einleuchtend und nachvollziehbar?

Eigentümerkonten: Sind sie korrekt auf die einzelnen Eigentümer aufgeschlüsselt?

Erneuerungsfonds: Lauten die Bankkonten des Fonds auf die Eigentümergemeinschaft?

Garten, Unterhalt und Reparaturen: Wurden alle Skonti und Rabatte an die Eigentümergemeinschaft weitergeleitet? Wurden alle verrechneten Arbeiten auch wirklich ausgeführt? Betreffen alle Belege die eigene Liegenschaft?

Hauswartung inkl. Sozialabgaben und Versicherung: Entsprechen die Kosten dem Vertrag?

Kreditoren/transitorische Passiven: Sind alle noch zu erwartenden Rechnungen, die das abgelaufene Jahr betreffen, erfasst worden (Handwerker, Wasser, Strom, Verwaltung, Abgaben)? Sind alle Vorauszahlungen für das nächste Jahr korrekt erfasst und aufgeschlüsselt worden?

Kontenplan: Liegt ein klarer Kontenplan vor?

Transitorische Aktiven: Bestehen noch Guthaben gegenüber einzelnen Miteigentümern?

Verbrauchsmaterial, Geräte/Maschinen: Wurden Verbrauchsmaterial und Geräte wirklich für den direkten Bedarf der betreffenden Liegenschaft gekauft, respektive wurde nichts für den Eigengebrauch abgezweigt? Lag für grössere Ausgaben ein gültiger Beschluss der Sockwerkeigentümergemeinschaft vor?